はじめに
会社に必ずと言っていいほど存在する「顧客名簿」「注文履歴」。
これらをエクセルで管理している企業もまだまだ多いと思います。
今の会社に入社して、Excelの管理・効率化を任されたときに
- 自動化がスムーズに出来た
- データの修正が必要なかった
と感じたExcelの特徴を2つ紹介したいと思います。
ぜひ、自社・個人の業務管理Excelをどう作っていけばよいかの参考にしてください。
※記事内でVBAについて触れますが、VBAを使わない場合でも、検索や集計の精度にかかわる内容となっています
よかったことその１～No.列があった～
これだけ？と思うかもしれませんが大真面目です。
顧客データや注文データに「No.」が振られているだけで、作業効率は大きく変わります。
行を一瞬で特定できる
「3行目の田中さん」ではなく、
No.125 の注文
と指定できるため、並び替え後でも迷子になりません。
VBAで扱いやすい（ちょっと専門的）
VBAで検索・更新・削除を行うとき、 名前や日付ではなく“番号”で処理できるとロジックが非常にシンプルになります。
- 重複チェックが容易
- 更新対象を正確に特定できる
- ループ処理が安定する
実装のしやすさが段違いでした。
並び替えやフィルタに強い
売上順、日付順などで並び替えても、 元のデータ順を復元できます。
「どれがどれだっけ？」が起きません。
将来システム化するときに有利
データベースでは必ず“主キー”という概念があります。 No.列があるだけで、将来システムへ移行するときのハードルが一気に下がります。
Excelであっても、構造はデータベースに近づけておいた方が強いです。
良くないNo.の例
このように、No.列があるだけで非常に扱いやすくなるわけですが、No.列の付け方によってはかえって使いづらくなる可能性があります。
- 重複するNo.
- 最悪のパターンです。これなら無い方がいいまであります
- 検索で複数ヒットしてしまったり、VBAでデータを誤って更新して取り返しがつかなくなる可能性があります
- 並び替えについてこないNo.
- これ、ただの行番号です
- 空欄、数値以外の値が入っている
- 検索性の低下
- VBAなどで列を対象に処理をするとなったとき、ほぼ確実にエラーを吐きます
No.列まとめ
No.列の重要性、わかっていただけたと思います。たった1列ですが、作業の安定性、自動化のしやすさ、引き継ぎのしやすさ全てに効いてくる列だと思います。
余談ですが、No列は表の1番左がおすすめです。Vlookup関数で使いやすかったり、左から右に読む視線の流れだったり、データベース文化だったりいろいろですが。
よかったことその２～日付がちゃんと日付型だった～
日付は日付じゃないの？と思うかもしれませんが、ここでよくない例を先に見てみましょう。
数値がそのまま入っている
20270227
- 数値型になってると日付でソートしづらいです
- Excelは日付を内部で「シリアル値」という数値で管理しています。
そのため、20270227のような数字は想定外の未来日付として扱われてしまいます。
文字列になっている
2027年02月27日（金）
- 文字列型はもっとひどい、Excelはこれを50音順でしかソートしません
- 曜日まで表示したい場合はこの後の項で
日付で絞り込むことは業務の中で当たり前に行われます。
また、VBAで扱う際に最初から日付型になっているか、そうでないかは気を遣うポイントです。
では、曜日も表示したいとき、スラッシュ（/）を入れたくないときはどうすればいいか。
「セルの書式設定」を活用しましょう。セルが日付型であってくれさえすれば、書式設定でどうとでもなります。
まとめ：良いExcelの特徴
今回は「No.列」と「日付型」という2つだけ紹介しましたが、これは良いExcel設計のほんの入口です。
共通しているのは、「データはシンプルに、見た目は分かりやすく」という考え方。
この2つを両立するための機能や工夫は、まだまだたくさんあります。今後の記事でも少しずつ紹介していきます。またまた見ていただけると嬉しいです。
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