面倒な事務作業を少し軽くするために考えたこと（請求作業×ExcelVBA）

はじめに

月の請求作業、更新回数を増やして、郵送日を入力して、”未”と打ち込む。郵送日と入金日をそれぞれ過去履歴のセルに追加していく。
それ自体は難しくない。しかし内心では「正気か？」と思ったのも事実です。

上司から部下へ、研修などで教わってから何の疑問もなくその作業を続けている。特定の人のやり方がそのまま”正解”として定着している状態。これも一種の属人化だと思っています。

もしあなたのしている作業が、同じことの繰り返しだと気づくことが出来たら、それが単純作業を減らす第一歩かもしれません。もし全社的にやるのが難しいなら、あなただけちょっと早く作業が終わり、お茶をする時間が出来るかもしれません（小声）

本記事は私が実際に今の会社に入社してすぐに取り組んだ請求作業軽減の体験をもとにしています。

一口に「請求作業」といっても、実態は何をしているのか。会社によって違うとは思いますが、私は以下のように分解しました。
楽できる部分とそうでない部分、それを明確にする意図でやってます。

次に、分解した作業について、現状どのような手順が踏まれているかを把握しました。そのうえで漏れ・ミスのリスクや簡略化可能かどうかを判断します。

対象企業をリストから抽出
- 企業一覧の契約終了日でソートして別シートにコピペしていた
情報の更新
- 更新通知回数を手入力で増やす
- その時点でセルに入っている郵送日、入金日を過去ログのセルの先頭へ
- 郵送日を手入力で記入（ソートしたリストの上から下へコピー）
- 入金日に”未”を入力（未を入れると更新完了回数が更新通知回数- になる感じでした）
企業ごとの個別対応
- 解約なら更新通知回数のところに【解約】と入力
- 備考は備考用のセルに

【総評】
手作業が多く、ミスが起きても気づきにくい構造となっている。そもそもミスが起きてはいけない請求作業、作業者の心理的負担も課題だった。

コピペはミスるもの、という強めの思想を持っていたこともあり、対象企業の抽出からボタン一つで行うようにしました。そのうえで今月対応分リスト内で、情報更新の対象に含むかのフラグ列を設け、対象外フラグは個別対応できるように変更しました。

とにかく画面内の情報に対しての処理、という前提を徹底。人が注意して作業すればミスは防げる、という設計を排除したい意図でした。

この3つの指示で業務担当者以外でも請求対象企業への簡単な事務処理は出来るようになりました。コピペやExcel慣れなど、担当者の能力に左右されずに一定の成果が出せるようになり、入社してすぐの私自身が上長に変わり代行しても問題ない精度になりました。

上長も心理的な負担が少し軽くなった、と評価してくれました（嬉）。作業時間も、45分くらいかかっていたものが、15分程度には減りました。

少し先述しましたが、「担当者が気を付ければミスは防げる」という前提を捨てることが大事だと考えています。

とにかく画面内、Excelであればセル内にある値にのみしたがって動く。この設計は、作業の履歴を画面に残しておける点においても、作業者の記憶に依存しない仕組みであり重要です。

おける点においても、作業者の記憶に依存しない仕組みであり重要です。

今月で契約更新の企業一覧を対象月セルの値から検索する
→コピペは画面に証拠が残らない、ミスに気が付けない
上長に言われた個別対応の企業をリストから手作業で削除する
→「対象外」のフラグがついていれば一括処理に含まれないようになることで、意図して対象外にしたことが履歴に残る。
削除した企業が残らないということは、あとで見返したときに「なんでこの企業は含まれていないの？」となってしまう。

初投稿、つたない記事ですが読んでいただけたならありがとうございました。

今後の参考に、投稿の内容はもちろん画像とか色とかの見た目の部分や、こんな記事が読みたいなどご意見いただけますと幸いです。